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提升執行力的方法
文/陳忠慶

既然在職場工作的執行力高低與後天的教養、訓練,以及形塑出來的個性比較有關,那是不是有什麼後天人為的方法可以加強、提升這方面的能力呢?

我認為是有,以下是我整理歸納出來的幾個方法:

‧確認目標:目標的訂定來自於我們先前討論過的觀察、聯想、組織、分析、決斷(決策),把方向、要做的事具體設定為目標。例如某人以個人工作室的方式工作,把目標設定為一年要完成六個案子,總收入為120萬元。在實際執行之前,必須再確認這樣的目標,做為工作的指引。

‧設定步驟:如果訂定目標時已排好相關步驟,那就再確認這些步驟,以step by step的方式具體把要進行的事項列出來,排定優先順序,以及預定完成的時間(或日期),然後循序去做。

‧確認資源:指每個工作步驟所需要用到,以及自己所擁有的資源,包括人力、物力、財力和時間,需要但未擁有的資源,就要設法去取得。

‧檢視成效(績效):每完成一個步驟就驗收工作成果,現在很多企業都可借助「管理性報表」定期將員工的工作績效量化,例如基金公司可以透過報表每周將業務人員銷售基金的績效量化,做為檢討的依據。

‧做必要的調整:根據成效檢討找出執行的缺失或疏漏之處,做必要的調整改進。例如某基金公司檢討銀行基金銷售通路的銷售通路時發現,若銀行因組織與制度編排,常有更動基金銷售人員情形,因而影響銷售績效。這時就要加強與銀行聯繫,為該銀行多辦一些基金銷售說明會。

‧驗收目標達成度:所有的步驟都進行過後,執行就告一段落,這時就要以實際的執行成果與當初設定的目標做對照,檢驗目標的達成情形,通常不外乎是完全達成目標,或比預期目標好,或比預期目標差。不論是什麼情形,都該做相對檢討,找出成功或失敗的原因或有關因素,做為日後的參考。

執行要有成效,除了確實做好上述的流程外,其他像發掘問題、排除困難、做好協調、擅用開會等,也對提升執行力有幫助。

以發掘問題來說,不管做什麼事,都不可能完全順當,很輕易就完成,不管進行前、進行中,都可能出現一些問題,能夠在事前就找出一些問題,或根據實際進行時再發現可能的問題,適時解決,會比問題發生再設法解決,減少一些資源的耗費,因而也提升了執行力。

排除困難也一樣,可以預先設計困難排除的步驟,我覺得有些家電用品使用說明書中會提供困難排除表(英文稱為 troubleshooting),就是很好的參考,預先設想會遭遇到哪些困難,並想好排除的方法與步驟,才能真正做相關資源的有效運用,不致出現「空轉」的情形。

至於協調,主要是指很多工作都不是一個人就可完成的,往往須與他人配合,有配合就有配合不佳的情形,就必須透過協調讓配合可以順利進行。以稍具規模的企業來說,協調包括部門內、部門間、企業和外在合作機構等的不同層次、層面的協調,甚至還有主管與部屬的協調。

協調的形成、內容繁簡不一,應視實際情況進行,有時要透過開會來進行。如何開好會也是門學問,事先有充分準備很重要,才不會造成議而不決,開了等於沒開。



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